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個人事業主におすすめのタスクワールド紹介|プロジェクト管理ツール

比較的小規模な個人事業主であっても、すべて自身が作業しているわけではなく一部の業務を外注化している方も多いのではないでしょうか。

そういった外注のタスク管理として比較的安価で外注先にも直感的でわかりやすく導入が簡単であることで有名な「タスクワールド」をご紹介します。

タスクワールドとは

一言でいうとタスク管理ツールです。

例えば、このサイトであるSmart Eco Timesを運営するにあたり運営者一人で記事の執筆やサイトメンテ、アフィリエイトの選定や取引先とのやり取りなどを実施できれば、こういったタスク管理ツールは必要ありません。

ですが、ある一定程度の規模になってくると、記事作成を外注化したり、最近流行りのオンライン秘書などに業務の一部を委託した場合に、委託したタスクを管理する必要がでてきます。

委託先は1つや2つであればメモ帳やエクセル管理でも問題ありませんが、複数になってくると、誰にいつどういった内容で委託し、現在の進捗はスケジュール通りなのかなどをリアルタイムに把握することが難しくなってきます。

こういった際に、外注しているタスクを管理するタスクワールドといったツールが活躍します。

タスクワールド詳細

タスクワールドの利用イメージ

例えば、ライティングのタスクを外注する場合を想定してタスクワールドを使用した場合をお見せします。

まずはタスクワールドを開きます。

MEMO
実際の使用画面は投影できないので、新規アカウントを取得しました

左上の「to do」からタスクを追加します。

ライターへ外注するタスク「テスト記事制作」を作成します。

「タスクを作成する」をクリックすると以下のとおり「To do」の中に「テスト記事制作」というタスクが生成されます。

これをクリックすると詳細を入力することができます。

仮でいくつか投入した画面が以下です。

「担当者」という項目にタスクを依頼したい方を入れると、該当の担当者へメールが飛びます。

この画面で、当該タスクがいつまでに誰が何を対応しないといけないのかを把握します。

ライティングの場合は、記事構成などの詳細を意識合わせする必要がありますが、そういった場合は、コメントのタブを開くことで、ライターとコメントでやり取りができます。

例えば、ライターが以下のコメントを追加したとします。

MEMO
ライター側はスマホでレスすることを想定していますので、以下の画像はiPhoneのスクリーンショットです。

コメントが追加されると通知やメールが飛ぶので、こんか感じでレスすることができます。

  • 「山」:ライター
  • 「AY」:私(発注者側)

ライターは記事を執筆し、記事データと画像データを上記画像の「ファイル&リンク」というタブをクリックして、納品物を添付して業務完了となります。

 

このタスク1つであれば、メールのみで対応可能かもしれませんが、複数になってくると、どのライターになんのタスクを依頼し、納期がいつまでかやライターと合意した事項はなにかなどを把握が難しくなってくるので、こういったタスク管理ツールは必須になってきます。

タスクワールドの特徴

上記でお見せしたタスク管理程度であれば、どのタスク管理ツールでも対応可能ですが、タスクワールドがほかのツールよりも優れているポイントを中心にご紹介します。

直感的なUI

タスク管理ツールとして最も有名な某ツールを過去に使用していましたが、利用した経験ある人にタスクを投げる際には、非常に有用である一方で、「初めてタスク管理ツールを使用する人」に、とっては使い方や便利さがわかりづらいようで、使いこなせるようになるまでに時間がかかり面倒でした。

ですが、タスクワールドは整理機能も充実しつつ直感的に操作できるUIなため、管理者側も依頼を受ける側もすぐに使いこなすことができます。

MEMO
依頼を受ける側が管理ツールを使いこなしてくれないと、ツールを利用している意味がないため、依頼を受ける側がとっつきやすいかどうかは非常に重要です。

便利な機能が充実

当たり前ではありますが、タスク管理をする上で便利なガントチャート、サブタスク、プロジェクトのテーブル表示等、機能は充実しています。

いくつかピックアップすると、絞り込み・並び替えによりテーブル表示されたタスクの各項目を、スプレッドシート感覚で、瞬時・直感的に編集可能な「テーブルビュー」

全プロジェクトの全タスクを、一つのタイムラインで表示させ、表示無いよいうの細かい絞り込みも可能な「ガントチャート」

タスクの最新の進捗状況を、グラフや集計値で素早くチェックすることができる「アナリティクス機能」

メールで基本操作が可能

個人的にタスクワールドの最大のおすすめポイントは、メールのみで基本操作が可能なことです。

ライターがどうしてもタスク管理ツールを使いこなせないという場合でも、タスクワールドを開くことなく、メールの送信でタスクワールドの操作が可能です。

例えば、ライターが依頼者(私)に納期が遅れそうと連絡する場合も、ライターはタスクワールドを開かずにメールにその旨を返信すると、

タスクワールド上のコメント欄にライターが書いた内容が反映されます。

タスクワールドは直感的なUIでとっつきやすいのですが、どうしても使うことに抵抗がある方に外注する場合でも、この案件はメールで、この案件はタスクワールドで、といった使い分けも発生しません。

タスクワールドの料金プラン

タスクワールドには、他のタスク管理ツールと同じくフリープランがあります。

タスクワールド無料トライアル

フリープランで注意しておくべきポイントは、ユーザー数が上限5人までと限られていることです。

また、Google DriveやDropboxなどのファイル管理アプリと連携ができません。

テキストや画像程度であれば、フリープランについているストレージ1GBでもなんとかなりますが、動画編集や高解像度の写真加工などの場合は、1GBだと厳しくなってきます。

とはいえ、まず使ってみる分には、便利な機能は一通り使用でき、ストレージをそれほど気にする必要がない作業であれば十分活用できるので、試してみるのがいいと思います。

本格的に利用する場合は、「プレミアム」プランとなりますが、ユーザー数に応じて価格が上がるため、ユーザーが少ない場合にタスクワールドが他のタスク管理ツールよりも価格が優勢となります。

MEMO
プレミアムプランの場合、ユーザー数が数十名となると、月額10,000円程度でユーザー数が無制限の他のタスク管理ツールの方がリーズナブルになります。

まとめ

タスク管理ツールはたくさんありますが、中でもタスクワールドの強みとしては以下のとおりです。

  • 初めて利用する人(=外注先担当者)でもとっつきやすい直感的なUI
  • 利用できない場合でもメール返信によりタスクワールドへ反映可能
  • 小規模な個人事業主であれば、他のタスク管理ツールよりもリーズナブルに使用可能

これらの特徴に魅力を感じ方であれば、タスクワールドの利用をおすすめします。

フリープランがあり、特徴的な機能は大体利用可能ですのでまずは使ってみてください。

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